Klant betaalt niet: wat je stap voor stap doet

Een klant is in verzuim zodra een afgesproken, vaste betaaldatum voorbij is (artikel 6:83 BW), en anders pas na een aanmaning. Is er met een zakelijke klant geen betaaltermijn afgesproken, dan loopt de rente dertig dagen na ontvangst van de factuur (artikel 6:119a lid 2 BW). Hoe dat per land en per soort klant werkt, staat in wanneer is een klant in verzuim, en de datum reken je uit met wanneer mag ik kosten rekenen.

Het grote verschil zit tussen zakelijk en consument, in beide landen:

Een herinnering is een vriendelijk verzoek om te betalen. Stuur hem kort na de vervaldatum, noem het factuurnummer en het bedrag, en maak betalen makkelijk. Vaak is de factuur vergeten of ligt ze nog bij een interne goedkeuring, en dan is dit genoeg.

Bij een consument sla je deze stap over: daar is de kosteloze aanmaning van stap 2 meteen de eerste brief, want pas die laat de termijn voor de kosten lopen.

Hoe je de reeks herinneringen opbouwt, lees je in een aanmaning sturen. Elke brief uit dit stappenplan staat als voorbeeldbrief klaar, in te vullen met je eigen factuur. Automatisch versturen kan ook: automatisch aanmaningen versturen.

Bij een consument vorder je geen incassokosten zonder een kosteloze aanmaning. In Nederland is dat de veertiendagenbrief van artikel 6:96 lid 6 BW. Die geeft een termijn van veertien dagen vanaf de dag na ontvangst, en noemt het exacte bedrag aan incassokosten dat verschuldigd wordt als de klant niet betaalt. Heeft de consument meer facturen open, dan tel je ze samen voor de staffel (artikel 6:96 lid 7 BW, zie incassokosten bij meerdere facturen).

In België is het de kosteloze eerste herinnering van artikel XIX.2 van het Wetboek van economisch recht (WER), met 14 kalenderdagen die bij verzending per post op de derde werkdag beginnen. Een schadebeding vorder je daarna alleen als het in je voorwaarden staat, binnen de staffel van artikel XIX.4 WER en met hoogstens €2.000. Gaat je beding daarboven, dan vervalt het helemaal. Zie de ingebrekestelling in België en incassokosten in België.

Bij een zakelijke klant eist de wet deze brief niet.

Na de termijn reken je de rente en de vergoeding erbij.

• Incassokosten. In Nederland volgt de vergoeding uit de staffel, met minimaal €40 en maximaal €6.775. In België is het tussen ondernemingen een forfait van €40. Met je eigen bedrag kun je de incassokosten berekenen, ook voor een Belgische klant. Hoe de Nederlandse schijven werken, staat in de staffel voor incassokosten.
• Rente. Tussen ondernemingen de handelsrente. Bij een consument in Nederland de wettelijke rente, in België de bedongen verwijlinterest, met een wettelijk plafond. Het verschil staat in handelsrente of wettelijke rente, het bedrag reken je uit met de rentecalculator. Loopt een vordering langer dan een jaar, dan wordt in Nederland de rente bij de hoofdsom opgeteld: rente over rente.

Een klant die de factuur betwist, behandel je anders dan een klant die wel wil maar niet kan.

• Betwisting. Zoek eerst uit of het bezwaar over de prestatie gaat of een uitstelmanoeuvre is: klant betwist de factuur.
• Betalingsregeling. Leg termijnen, bedragen en wat er gebeurt bij een gemiste termijn schriftelijk vast: een betalingsregeling afspreken.
• Deelbetaling. In Nederland gaat een betaling eerst naar de kosten, dan naar de rente en pas dan naar de hoofdsom: deelbetaling en toerekening.

In Nederland verjaart een factuur meestal na vijf jaar (artikel 3:307 BW), en bij een consumentenkoop na twee jaar. Een schriftelijke aanmaning waarin je je recht op nakoming voorbehoudt, stuit die termijn (artikel 3:317 BW).

In België stuit een gewone brief van jou de verjaring niet. Een aangetekende ingebrekestelling van een advocaat of gerechtsdeurwaarder stuit hem één keer, en een erkenning door de klant stuit hem ook (artikel 2244 en 2248 oud BW). Zie verjaring van een factuur.

Stopt het contact, dan heeft nog een brief van jou weinig zin. Je kiest dan tussen een incassobureau en een gerechtelijke stap. De afweging, en wat een bureau kost, staat in incassobureau of zelf doen.

In Nederland behandelt de kantonrechter vorderingen tot 25.000 euro, rente tot de dag van de dagvaarding inbegrepen (artikel 93 Rv). Daar mag je zelf procederen, zonder advocaat (artikel 79 Rv). De procedure start met een dagvaarding die een deurwaarder uitbrengt. Verschijnt de klant niet, dan verleent de rechter verstek en wijst de vordering toe, tenzij de vordering de rechter onrechtmatig of ongegrond voorkomt (artikel 139 Rv).

In België hangt de rechter af van de klant:

De invordering van onbetwiste schulden werkt zo: de gerechtsdeurwaarder betekent een aanmaning met een maand om te betalen. Rente en schadebeding tellen daarin samen mee tot hoogstens tien procent van de hoofdsom.

Betaalt noch betwist de klant, dan stelt de gerechtsdeurwaarder ten vroegste acht dagen na die maand een proces-verbaal van niet-betwisting op, dat uitvoerbaar wordt verklaard (artikel 1394/21 en 1394/24 Ger.W.). Betwist de klant, dan stopt de procedure en kun je alsnog naar de rechter (artikel 1394/23 Ger.W.).

In Nederland kan een vonnis pas worden uitgevoerd nadat het aan de klant is betekend (artikel 430 lid 3 Rv). Betaalt de klant daarna nog niet, dan kan de deurwaarder beslag leggen. In België doet de gerechtsdeurwaarder hetzelfde met het vonnis of met het uitvoerbaar verklaarde proces-verbaal.

Bij een faillissement houdt de invordering op en dien je je vordering in. In Nederland doe je dat bij de curator, met een rekening of verklaring van de aard en het bedrag, en de bewijsstukken (artikel 110 Faillissementswet).

In België doe je aangifte in het register, uiterlijk op de dag die in het vonnis van faillietverklaring staat (artikel XX.155 WER). Ben je een natuurlijke persoon, bijvoorbeeld met een eenmanszaak, of een rechtspersoon uit het buitenland, en vertegenwoordigt geen advocaat je, dan mag je de aangifte ook aangetekend of tegen ontvangstbewijs bij de curator indienen. Hoe dat gaat, staat in klant failliet.

Dit artikel legt de volgorde uit en laat uitzonderingen weg. Bij een grote vordering, een klant in het buitenland of een dreigend faillissement bepaalt de volgorde van de stappen hoeveel je terugziet. Leg dat voor aan een jurist voordat je kosten maakt.