Aanmaning sturen: wat moet erin staan?
Bij een consument in Nederland moet de kosteloze aanmaning een termijn van veertien dagen geven die begint op de dag na ontvangst. Ze moet ook aankondigen wat er gebeurt bij niet betalen en het bedrag van de incassokosten noemen. Ontbreekt er één van die drie, of is de termijn te kort, dan is de vergoeding niet verschuldigd.
Geschreven door Vincent Smets, oprichter van Vordero. Elk bedrag op deze pagina komt uit dezelfde berekening als in de app.
De functie van de wettelijke aanmaning
Bij een zakelijke klant is een aanmaning een aansporing. Je hoeft niets te sturen om rente en de vergoeding te mogen vorderen, dus de brief mag eruitzien zoals je wilt.
Bij een consument in Nederland is de brief van artikel 6:96 lid 6 BW de voorwaarde waaronder de incassovergoeding ontstaat. De eisen aan die brief zijn daarom inhoudelijk: ze bepalen of de vergoeding ontstaat.
De drie dingen die erin moeten
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Een termijn van veertien dagen | Beginnend op de dag na ontvangst. Korter maakt de brief ongeschikt voor zijn doel |
| Wat er gebeurt bij niet betalen | De consument moet weten dat er kosten bij komen als er niet betaald wordt |
| Het bedrag van de incassokosten | Niet “incassokosten” in het algemeen, maar het bedrag dat verschuldigd wordt |
Dat derde punt is waar de meeste zelfgeschreven aanmaningen op stuklopen. “Bij uitblijven van betaling worden incassokosten in rekening gebracht” is een aankondiging zonder bedrag, en daarmee ontbreekt precies de informatie die de consument tot betalen zou bewegen.
Een voorbeeld met je eigen bedragen
Een voorbeeldtekst met “[bedrag incassokosten]” erin laat het moeilijkste deel open. De veertiendagenbrief als voorbeeld vult het in: je typt je factuur, en de brief rekent het bedrag aan incassokosten uit met de wettelijke staffel en zet de termijn in de juiste woorden. Het is dezelfde brief die Vordero verstuurt. Voor een zakelijke klant is er een eigen brief: het aanmaning voorbeeld voor een zakelijke klant. Voor België staan de andere brieven bij de voorbeeldbrieven.
De brief sluit af met één zin die je in elke aanmaning zet:
Wij behouden ons uitdrukkelijk het recht op volledige nakoming voor.
Die zin hoort er niet in omdat de aanmaningsregels hem eisen, maar omdat hij de verjaring stuit. Hij kost je niets en scheelt je jaren.
Wat er niet in hoort
Een bedrag dat op de verzenddag niet klopt. Rente loopt door. Een bedrag dat vorige week is uitgerekend en vandaag wordt verstuurd, is onjuist, en een klant die dat merkt heeft een reden om te wachten.
Een dreigement dat je niet gaat uitvoeren. “Wij dragen morgen over aan een deurwaarder” en dan drie weken niets, maakt elke volgende brief ongeloofwaardig.
Kosten voor de brief zelf. De wettelijke aanmaning aan een consument is kosteloos, in beide landen. Administratiekosten voor het versturen zijn niet alleen onterecht, ze halen de brief onderuit.
De eerste herinnering in België
Boek XIX van het Wetboek van economisch recht (WER) eist ook daar een kosteloze eerste herinnering met veertien kalenderdagen. Twee verschillen zijn belangrijk.
De termijn begint bij verzending per post pas op de derde werkdag na verzending, niet op de dag na ontvangst.
En wat je aankondigt moet kunnen: een schadebeding is alleen verschuldigd voor zover het uitdrukkelijk in je algemene voorwaarden staat. Kondig je een bedrag aan zonder dat die clausule er is, dan vorder je iets dat niet bestaat en verzwak je de brief.
WhatsApp en sms als aanmaning
In Nederland schrijft artikel 6:96 lid 6 BW voor de aanmaning aan een consument geen vorm voor. Een verklaring kan in iedere vorm, tenzij de wet iets anders bepaalt, maar ze werkt pas als ze de ontvanger heeft bereikt (artikel 3:37 lid 1 en 3 BW). Een appbericht kan dus, zolang het de drie onderdelen hierboven bevat, met het bedrag.
Het moeilijke deel is het bewijs. Ontkent je klant het bericht, dan moet jij aantonen dat het aankwam en wat erin stond. Een leesbevestiging helpt, maar bewaar ook een schermafbeelding met datum, tijd en het nummer. Voor een ingebrekestelling vraagt artikel 6:82 BW een schriftelijke aanmaning; of een appbericht daarvoor volstaat, zegt de wet niet met zoveel woorden. Daarvoor zijn een brief of een e-mail de veilige keuze.
In België noemt artikel XIX.2 WER het versturen van de eerste herinnering langs elektronische weg uitdrukkelijk. De termijn van veertien kalenderdagen begint dan op de dag na verzending. Wel eist het artikel dat herinneringen op een duurzame drager worden verzonden (§ 2). Welke kanalen daaronder vallen, zegt het niet.
Wie zeker wil zijn, stuurt dezelfde tekst ook per e-mail.
De grens
Deze pagina beschrijft wat de wet van de aanmaning vraagt. Hij vervangt geen juridische controle van jouw standaardteksten, en de voorbeeldbrief is een model en geen advies over jouw situatie. Gaat het om een groot bedrag of een klant met een advocaat, laat de brief dan één keer nakijken.
Veelgestelde vragen
Moet ik het bedrag van de incassokosten al in de eerste aanmaning noemen?
Bij een consument in Nederland wel. De kosteloze aanmaning moet vermelden welk bedrag aan incassokosten verschuldigd wordt als er niet binnen de termijn wordt betaald. Een aankondiging zonder bedrag maakt de vergoeding aanvechtbaar.
Mag ik een termijn van tien dagen geven?
Voor de wettelijke aanmaning aan een consument niet. De termijn is veertien dagen en die begint op de dag na ontvangst. Een kortere termijn maakt de brief ongeldig voor het doel waarvoor hij bestaat, en dan is de incassovergoeding niet verschuldigd.
Moet een aanmaning aangetekend?
Nee, de wet schrijft geen vorm voor. E-mail mag. Wat je wel nodig hebt is bewijs dat hij is verzonden en aangekomen, want daar begint de termijn. Een e-mail die als bounce terugkomt heeft de klant niet bereikt en laat de termijn dus niet lopen.
Wat is het verschil met een ingebrekestelling?
Een ingebrekestelling brengt de schuldenaar in verzuim. De wettelijke aanmaning van artikel 6:96 lid 6 BW is een aparte, extra stap die alleen bij consumenten verplicht is en uitsluitend de incassokosten mogelijk maakt. Bij een zakelijke klant heb je meestal geen van beide nodig.
Wat moet er in een Belgische eerste herinnering staan?
Die moet kosteloos zijn, een termijn van veertien kalenderdagen geven en duidelijk maken wat er verschuldigd wordt als er niet wordt betaald. Kondig alleen een schadebeding aan dat in je algemene voorwaarden staat en binnen het wettelijke plafond valt.
Hoeveel aanmaningen moet ik sturen?
Wettelijk is er in Nederland één verplichte brief bij consumenten, en bij ondernemingen geen enkele. Praktisch werkt drie tot vier stappen het best: een herinnering, een tweede met rente erbij, de wettelijke aanmaning, en dan de aankondiging van overdracht.
Waar dit op gebaseerd is
artikel 6:96 lid 6 BW · Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten · Boek XIX Wetboek van economisch recht, artikel XIX.2 · artikel 3:37 en 6:82 BW
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 96 (wetten.nl) , geraadpleegd op 23 augustus 2026
- Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (wetten.nl) , geraadpleegd op 23 augustus 2026
- Boek XIX WER, schulden van de consument (Justel) , geraadpleegd op 23 augustus 2026
Deze pagina is uitleg en geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen zaak, leg hem dan voor aan een jurist.
Zet je opvolging vandaag aan.
Vordero verstuurt de herinneringen op jouw naam, op het ritme dat je zelf instelt, en stopt zodra er betaald is. Je begint gratis met 5 facturen per maand, zonder creditcard, en je zegt maandelijks op.
Een betaling in Vordero: Debruyne Interieur BV betaalde € 2.420,00 na de tweede herinnering, via de betaalpagina. Vordero boekte hem zelf af.
