Mijn klant betwist de factuur: wat mag ik nog doen?

Een betwisting is geen betaling en ook geen vrijstelling. Je vordering blijft bestaan, en de wet zegt nergens dat een klant kan stoppen met betalen door bezwaar te maken.

Dat geldt niet onvoorwaardelijk: verzuim veronderstelt dat de prestatie opeisbaar is en dat de schuldenaar tekortschiet. Blijkt achteraf dat jij niet goed had geleverd, dan was er over dat deel geen tekortkoming van je klant, dus geen verzuim, dus geen grond voor rente en incassokosten.

Rente en incassokosten die je tijdens een inhoudelijke discussie blijft opbouwen, zijn over het betwiste deel dus niet verschuldigd als de betwisting terecht blijkt.

Een reeks herinneringen die doorloopt terwijl je per mail over de inhoud discussieert, maakt van elke volgende brief een brief die de ontvanger kan negeren, terwijl juist de wettelijke aanmaning zwaar moet wegen.

Pauzeer de reeks voor die ene factuur, niet voor de hele klant. De andere facturen van dezelfde debiteur hebben niets met de discussie te maken.

Een betwisting die je laat liggen, wordt sterker met de tijd. Neem hem serieus en schriftelijk:

1. Bevestig de ontvangst met datum, en herhaal in je eigen woorden waartegen precies bezwaar wordt gemaakt.
2. Vraag door als het vaag is. “De factuur klopt niet” is geen betwisting waarop je kunt handelen. Welke post, welk bedrag, waarom.
3. Geef een concreet antwoord: erkennen en crediteren, herstellen, of gemotiveerd afwijzen.
4. Zet de opvolging daarna weer aan, met een bericht dat naar de discussie verwijst in plaats van een standaardherinnering.

Een creditnota is niet hetzelfde als een deelbetaling. Hij betekent dat de vordering voor dat deel nooit heeft bestaan, en daarom hoort ook de basis voor rente en incassokosten mee te dalen. Bij een deelbetaling ligt dat anders: dan blijft de vergoeding staan zoals die bij verzuim is vastgesteld.

Soms maakt een klant het bedrag zonder btw over. Vraag eerst waarom, want er zijn twee heel verschillende gevallen.

Je klant heeft gelijk. Soms hoort er geen btw op, bijvoorbeeld omdat de btw verlegd is naar je klant. Dan klopt je factuur niet.

Laat die factuur niet zo staan: btw die je op een factuur zet, ben je in Nederland verschuldigd, ook als die er niet op had gehoord (artikel 37 van de Wet op de omzetbelasting). Verbeter de factuur met een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst (artikel 34f) en een nieuwe factuur met de juiste vermelding; zie factuur maken.

De factuur klopt. Dan is het ontbrekende bedrag een open deel van je vordering, en volg je het op zoals elk ander bedrag.

Werk je met het factuurstelsel, dan werd de btw in Nederland verschuldigd toen je de factuur uitreikte (artikel 13 lid 1), dus je draagt hem af, of je klant nu betaalt of niet. Wordt het deel niet betaald, dan krijg je die btw terug zodra dat vaststaat, en uiterlijk een jaar nadat de factuur opeisbaar werd (artikel 29); dat staat bij btw berekenen. Voor België geldt dezelfde vraag, maar de regels voor teruggaaf zijn daar eigen: vraag je boekhouder.

Dit artikel gaat over de omgang met een betwisting in de opvolging. Of jouw levering gebrekkig was, of de klacht op tijd is gekomen en of de klant terecht opschort, zijn vragen over de inhoud van jouw overeenkomst. Loopt het geschil op, of gaat het om een substantieel bedrag, leg het dan voor aan een jurist voordat je vordert.