Btw terugvragen op een onbetaalde factuur

Bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van een factuur wordt de maatstaf van heffing verlaagd, en heb je recht op teruggaaf van de btw die je daarover hebt voldaan (artikel 29 lid 1 van de Wet op de omzetbelasting, de Wet OB). Je vraagt die btw terug bij de Belastingdienst, via je eigen btw-aangifte. Je klant is daar geen partij bij.

Het recht ontstaat op het moment dat vaststaat dat er niet betaald wordt. Op zijn laatst ontstaat het één jaar nadat de vergoeding opeisbaar werd (artikel 29 lid 2 Wet OB). De Belastingdienst rekent dat door als “1 jaar na de uiterste betaaldatum die u met uw klant hebt afgesproken”. Is er geen betaaltermijn afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn van dertig dagen nadat je klant de factuur heeft ontvangen.

Een jaar wachten is dus niet nodig: staat eerder vast dat je klant niet betaalt, dan ontstaat het recht eerder. Na een jaar is het recht er in elk geval, en hoort de teruggaaf in de aangifte over dat tijdvak.

De regel werkt alleen in het factuurstelsel, waarin je btw verschuldigd is zodra je factureert. Twee groepen kunnen hem niet gebruiken.

Ondernemers met het kasstelsel. Daar is de btw verschuldigd op het tijdstip waarop de vergoeding wordt voldaan (artikel 26 Wet OB), en je geeft de btw aan over de inkomsten die in het tijdvak zijn ontvangen. Een onbetaalde factuur heeft dan nog geen btw opgeleverd, en de Belastingdienst schrijft dat je met het kasstelsel geen teruggaaf voor oninbare vorderingen kunt krijgen.

Ondernemers met de kleineondernemersregeling (KOR). Zij berekenen geen btw aan hun klanten en vermelden geen btw op hun facturen. Er is niets afgedragen om terug te vragen.

Weet je niet zeker welk stelsel je hebt, vraag het dan je boekhouder.

Een apart verzoek is niet nodig. De teruggaaf gaat in je gewone btw-aangifte, over het tijdvak waarin het recht is ontstaan (artikel 29 lid 4 Wet OB). Dat is het tijdvak waarin de termijn van een jaar is verstreken, of waarin duidelijk is geworden dat de factuur niet betaald wordt.

In die aangifte doe je twee dingen in rubriek 1a of 1b, de rubriek waarin je de factuur oorspronkelijk aangaf:

1. Trek de btw af die je terugvraagt van de verschuldigde btw.
2. Trek de omzet af van de oninbare vordering.

De Belastingdienst geeft zelf een voorbeeld: een factuur van 1 februari 2024 met een betaaltermijn van één maand. Op 1 maart 2025 is er een jaar verstreken sinds de uiterste betaaldatum, dus je corrigeert in de aangifte over het eerste kwartaal van 2025.

Heb je de vordering overgedragen aan een factormaatschappij, dan is het anders: de overnemer dient daarvoor een apart formulier in bij de Belastingdienst.

Ontvang je na de teruggaaf alsnog geld, dan wordt de btw over het ontvangen deel opnieuw verschuldigd, op het moment dat je het ontvangt (artikel 29 lid 5 Wet OB). Je geeft die btw aan in het tijdvak van ontvangst. Bij een gedeeltelijke betaling gaat het alleen om dat deel.

Een klant die zelf btw-plichtig is en de btw op jouw factuur heeft afgetrokken, moet die btw terugbetalen wanneer de factuur onbetaald blijft. Dat staat in artikel 29 lid 7 Wet OB: uiterlijk één jaar nadat de vergoeding opeisbaar werd, wordt het afgetrokken bedrag verschuldigd voor zover het dan nog niet is betaald. Betaalt die klant later alsnog, dan ontstaat opnieuw recht op aftrek (lid 8).

Dat is een zaak tussen je klant en de Belastingdienst, en geen reden om je eigen teruggaaf uit te stellen.

Voor Belgische btw gelden andere regels, die hier niet staan. Ook bewijsstukken zijn geen onderdeel: de Belastingdienst noemt op zijn pagina over oninbare vorderingen geen specifieke stukken, dus leg de gang van zaken (facturen, herinneringen, aanmaningen, reacties van je klant) in elk geval zelf vast. Heeft je klant een faillissement aangevraagd, lees dan klant failliet. Voor een concrete aangifte is je boekhouder de aangewezen persoon.

Vordero houdt per factuur bij wanneer dit moment bereikt is en zet per aangifte klaar om welke facturen en welk bedrag het gaat. De aangifte zelf doe je in Mijn Belastingdienst Zakelijk, in je boekhoudpakket of via je boekhouder. Zie Btw op een onbetaalde factuur.