Algemene voorwaarden

1. Definities

• Vordero: Vincent Smets, handelend onder de naam Vordero (eenmanszaak), gevestigd te Hoogezand, Nederland, en het gelijknamige online platform voor facturatie en debiteurenbeheer.
• Gebruiker (of "tenant"): de onderneming of ondernemer die een account aanmaakt en gebruikmaakt van Vordero.
• Debiteur: een klant van de gebruiker, over wie de gebruiker gegevens invoert in Vordero.
• Automatische afschrijving: een betaling die de gebruiker via Vordero laat afschrijven van de bankrekening of betaalkaart van een debiteur, op grond van een toestemming die die debiteur daarvoor heeft gegeven.
• Betaaldienst: Stripe Payments Europe, Ltd., de vergunninghoudende betaaldienstverlener bij wie de gebruiker zijn eigen account heeft en die de betalingen aan de gebruiker uitvoert.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen Vordero en de gebruiker voor het gebruik van Vordero, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van Vordero en op alle overeenkomsten tussen Vordero en de gebruiker. Door een account aan te maken of de dienst te gebruiken, gaat de gebruiker akkoord met deze voorwaarden.

Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de gebruiker zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden uitsluitend voor zover zij schriftelijk zijn overeengekomen.

Vordero is uitsluitend bestemd voor zakelijk gebruik. De gebruiker sluit deze overeenkomst in de uitoefening van een beroep of bedrijf, en verklaart bij het aanmaken van een account dat hij dat doet. Vordero richt zich niet op consumenten en biedt geen consumentendienst aan.

Omdat de gebruiker geen consument is, geldt het herroepingsrecht bij overeenkomsten op afstand niet (art. 6:230o van het Burgerlijk Wetboek in Nederland, art. VI.47 van het Wetboek van economisch recht in België). Wat daarvoor in de plaats komt staat in deze voorwaarden zelf: een gratis plan zonder einddatum en zonder betaalgegevens (artikel 5), en betaalde abonnementen die per maand op elk moment opzegbaar zijn (artikel 6).

3. De dienst

Vordero is een software-as-a-service-platform waarmee gebruikers facturen kunnen opstellen en versturen, openstaande facturen kunnen opvolgen met geautomatiseerde herinneringen, betaalstatus kunnen bijhouden en inzicht krijgen in hun cashflow en debiteuren.

Herinneringen en berichten die via Vordero worden verstuurd, worden verzonden namens en onder verantwoordelijkheid van de gebruiker. De gebruiker staat in voor de geldigheid van de onderliggende factuur of vordering.

Automatisch afschrijven. De gebruiker kan zijn debiteuren vragen hem toestemming te geven om facturen automatisch af te schrijven. De debiteur geeft die toestemming aan de gebruiker en aan diens betaaldienst. De gebruiker is de schuldeiser en de ontvanger van elke betaling; het geld komt rechtstreeks op zijn eigen account bij de betaaldienst. Vordero levert de software waarmee de gebruiker dit instelt, en laat de betaaldienst de afschrijvingen namens de gebruiker uitvoeren. Vordero treedt daarbij op als hulppersoon van de gebruiker, houdt nooit geld van de gebruiker of zijn debiteuren aan, en doet geen terugbetalingen of overboekingen.

De gebruiker staat ervoor in dat elke factuur die automatisch wordt afgeschreven een geldige, opeisbare vordering is, en dat hij de toestemming van zijn debiteur alleen gebruikt voor wat die debiteur heeft aanvaard. Wat er mag worden afgeschreven, tot welk bedrag per keer en hoe de debiteur stopt, staat op de pagina waarop de debiteur zijn toestemming geeft en in de bevestiging die hij daarna ontvangt.

4. Account en gebruik

De gebruiker is verantwoordelijk voor het correcte en zorgvuldige gebruik van het account en voor de gegevens die in Vordero worden ingevoerd. De gebruiker draagt er zorg voor dat de toegang tot het account beveiligd blijft.

De gebruiker zal Vordero niet gebruiken voor:

• het versturen van onrechtmatige, misleidende of intimiderende berichten;
• het opvoeren van vorderingen die niet bestaan of waarvan de gebruiker weet of behoort te weten dat ze betwist of ongegrond zijn;
• handelingen die in strijd zijn met toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG;
• het belasten of verstoren van de technische infrastructuur van het platform.

Vordero mag een account opschorten of beëindigen bij een redelijk vermoeden van misbruik of schending van deze voorwaarden.

5. Abonnementen, prijzen en betaling

Vordero heeft een gratis plan zonder einddatum, met een vast aantal facturen per maand en een beperkt aantal functies. Wie meer facturen wil laten opvolgen of meer functies wil gebruiken, kiest een betaald abonnement. Wat elk plan omvat en wat het kost, staat op de prijzenpagina. Alle genoemde prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders aangegeven.

• Een betaald abonnement wordt per maand of per jaar vooraf gefactureerd.
• Elk betaald plan omvat een aantal facturen per periode. Voor elke factuur daarboven geldt het extra-tarief van dat plan zoals vermeld op de prijzenpagina. Vordero brengt dat achteraf in rekening, op de factuur van de volgende periode of, bij een jaarabonnement en bij het einde van een abonnement, met een aparte factuur.
• Een factuur telt mee in de periode waarin hij definitief wordt aangemaakt of via een koppeling of import binnenkomt. Een concept telt niet mee, en een factuur die al betaald binnenkomt ook niet. Op een betaald plan telt een factuur uit een koppeling of import niet mee als de factuurdatum meer dan zeven dagen vóór het begin van de periode ligt.
• Op het gratis plan volgt Vordero een beperkt aantal facturen per maand op. Facturen daarboven worden bewaard maar niet opgevolgd, totdat de gebruiker een betaald abonnement kiest.
• Betaling verloopt via de betaaldienstverlener van Vordero.
• Blijft betaling uit, dan mag Vordero de toegang tot het platform opschorten nadat de gebruiker een betalingsherinnering heeft ontvangen en het openstaande bedrag daarna niet alsnog is voldaan.

Vordero mag prijzen wijzigen. Een prijswijziging voor een bestaand abonnement wordt minimaal 30 dagen voorafgaand aangekondigd per e-mail. Is de gebruiker het niet eens met de wijziging, dan kan hij het abonnement opzeggen voordat de wijziging ingaat.

5.1 Het aanbod voor de eerste tien klanten

Vordero biedt de eerste tien betalende klanten een aanbod aan, hierna “het foundingaanbod”. Wie daaronder valt, blijkt uit de administratie van Vordero. Het aanbod houdt in:

• de eenmalige inrichting ter waarde van € 299 wordt niet in rekening gebracht;
• het maandbedrag van het op dat moment gekozen plan blijft ongewijzigd zolang het abonnement onafgebroken doorloopt. In zoverre geldt de bevoegdheid tot prijswijziging uit dit artikel niet.

Stapt de gebruiker over naar een ander plan, of loopt het abonnement af en wordt het later opnieuw afgesloten, dan geldt het tarief dat op dat moment op de prijzenpagina staat.

Vordero mag de gebruiker na zestig dagen éénmaal vragen of hij bereid is zich met naam en bedrijfsnaam als referentie te laten noemen. De gebruiker is vrij dat te weigeren, en een weigering heeft geen gevolgen voor het foundingaanbod of voor de dienstverlening. Vordero noemt een gebruiker nooit als referentie zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

6. Looptijd en opzegging

Een maandabonnement loopt voor onbepaalde tijd en kan op elk moment worden opgezegd. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende, reeds betaalde maand; er geldt geen opzegtermijn.

Een jaarabonnement loopt tot het einde van het lopende jaar en wordt daarna met een jaar verlengd, tenzij de gebruiker vóór het einde van het jaar opzegt. Opzeggen kan op elk moment en gaat in aan het einde van het lopende jaar.

Reeds betaalde bedragen worden niet gerestitueerd, tenzij dwingend recht anders bepaalt. Na het einde van een betaald abonnement gaat de gebruiker over op het gratis plan; zijn account en gegevens blijven bestaan.

Na opzegging kan de gebruiker zijn gegevens exporteren. Vraagt hij verwijdering aan, dan worden ze dertig dagen na dat verzoek uit de database gewist, met uitzondering van gegevens die wij wettelijk langer moeten bewaren. In de versleutelde back-ups staan ze daarna nog tot die na 90 dagen verlopen (zie de privacyverklaring).

7. Beschikbaarheid en onderhoud

Vordero spant zich in om het platform met een hoge mate van beschikbaarheid aan te bieden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Onderhoud, updates en storingen kunnen tot tijdelijke onderbreking leiden. Waar mogelijk wordt gepland onderhoud vooraf aangekondigd.

Vordero mag de functionaliteit van het platform van tijd tot tijd aanpassen, uitbreiden of verbeteren.

8. Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op Vordero, de software, het ontwerp en de inhoud van het platform berusten bij Vordero. De gebruiker krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

De gegevens die de gebruiker zelf invoert (facturen, debiteurengegevens en dergelijke) blijven eigendom van de gebruiker. Vordero gebruikt deze gegevens uitsluitend om de dienst te leveren, conform de privacyverklaring.

9. Aansprakelijkheid

Vordero wordt geleverd "zoals het is". Vordero is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie.

De aansprakelijkheid van Vordero is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de gebruiker in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan abonnementskosten heeft betaald.

Wordt er door een fout in de software van Vordero een bedrag afgeschreven dat niet verschuldigd was, of hetzelfde bedrag twee keer, dan meldt Vordero dat de gebruiker zodra het bekend is, zodat hij het aan zijn debiteur kan terugbetalen, en vergoedt Vordero de kosten die de betaaldienst of de bank voor de terugboeking in rekening brengt. De beperking uit de vorige alinea geldt ook hier.

De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de inhoud en rechtmatigheid van facturen, vorderingen en berekeningen van rente en kosten, en voor de communicatie met debiteuren. Vordero is niet aansprakelijk voor geschillen tussen de gebruiker en diens debiteuren. De hierboven genoemde beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Vordero.

10. Overmacht

Vordero is niet gehouden tot het nakomen van een verplichting als hij daartoe verhinderd wordt door een omstandigheid die niet aan hem is toe te rekenen. Daaronder vallen in elk geval:

• storingen of uitval bij hostingpartijen, betaaldienstverleners of andere leveranciers waarvan Vordero afhankelijk is;
• storingen in het internet, in datanetwerken of in de stroomvoorziening;
• cyberaanvallen, waaronder een aanval die het platform onbereikbaar maakt (DDoS), en gijzelsoftware;
• overheidsmaatregelen, wetswijzigingen met onmiddellijke werking, oorlog, natuurrampen en brand.

Zolang de overmacht duurt, worden de verplichtingen van beide partijen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst ontbinden zonder dat daardoor een verplichting tot schadevergoeding ontstaat. Reeds geleverde diensten worden in dat geval naar rato afgerekend.

11. Vrijwaring

Berichten, berekeningen, vorderingen en automatische afschrijvingen die de gebruiker via Vordero opstelt, verstuurt of laat uitvoeren, blijven zijn eigen berichten, berekeningen, vorderingen en afschrijvingen. De gebruiker vrijwaart Vordero daarom tegen aanspraken van derden, waaronder in het bijzonder zijn debiteuren, die daaruit voortvloeien, en vergoedt de kosten die Vordero redelijkerwijs maakt om zich tegen zo'n aanspraak te verweren.

Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Vordero zelf, of van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Vordero.

12. Gegevensverwerking

Op de verwerking van persoonsgegevens is de privacyverklaring van toepassing. Voor de verwerking van debiteurengegevens treedt Vordero op als verwerker namens de gebruiker. De verwerkersovereenkomst in bijlage 1 maakt deel uit van deze voorwaarden en geldt voor elke gebruiker.

13. Overige bepalingen

Overdracht

Vordero mag zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst overdragen aan een rechtsopvolger, bijvoorbeeld bij omzetting van de eenmanszaak naar een andere rechtsvorm of bij overdracht van de onderneming. De gebruiker wordt daarover vooraf per e-mail geïnformeerd. De gebruiker kan zijn rechten en verplichtingen alleen overdragen met schriftelijke toestemming van Vordero.

Deelbaarheid

Is een bepaling uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig, vernietigbaar of anderszins niet verbindend, dan blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling in dat geval door een geldige bepaling die de bedoeling ervan zo dicht mogelijk benadert.

14. Wijzigingen in deze voorwaarden

Vordero mag deze voorwaarden wijzigen. Bij materiële wijzigingen worden actieve gebruikers minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding per e-mail geïnformeerd. De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina. Door het gebruik na inwerkingtreding voort te zetten, aanvaardt de gebruiker de gewijzigde voorwaarden.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Ben je consument en woon je in België, dan doet deze rechtskeuze geen afbreuk aan de bescherming die je ontleent aan dwingende bepalingen van Belgisch recht. Je kunt een geschil altijd voorleggen aan de rechter van je woonplaats.

Voor alle andere gevallen worden geschillen, voor zover de wet dat toelaat, voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Noord-Nederland, locatie Groningen.

Voor je naar de rechter stapt: laat het ons eerst weten via info@vordero.nl. De meeste dingen zijn in een mail opgelost.

Bijlage 1. Verwerkersovereenkomst

Deze bijlage hoort bij de algemene voorwaarden en geldt voor elke gebruiker. Ze volgt artikel 28 lid 3 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Partijen en rollen. De gebruiker is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij over zijn debiteuren in Vordero invoert of laat ontstaan. Vordero is verwerker. Voor zover Vordero onder de overeenkomst tussen de gebruiker en de betaaldienst als platform opdrachten aan de betaaldienst geeft, doet Vordero dat uitsluitend namens en op instructie van de gebruiker.

2. Onderwerp, duur, aard en doel. Vordero verwerkt debiteurengegevens om de dienst uit de algemene voorwaarden te leveren: facturen opstellen en versturen, herinneringen sturen, betalingen verwerken en afletteren, en, als de gebruiker dat aanzet, automatisch afschrijven via zijn eigen account bij de betaaldienst. De verwerking duurt zolang de overeenkomst loopt, en daarna tot Vordero de gegevens heeft verwijderd zoals punt 10 van deze bijlage beschrijft.

3. Soorten gegevens en betrokkenen. Betrokkenen: debiteuren van de gebruiker en hun contactpersonen. Gegevens: naam en bedrijfsnaam, contactgegevens, adres, factuur- en betaalgegevens, correspondentie, en bij automatisch afschrijven de betaalmiddelgegevens uit artikel 3 van de privacyverklaring. Geen bijzondere categorieën.

4. Instructies (lid 3 onder a). Vordero verwerkt alleen op schriftelijke instructie van de gebruiker. De voorwaarden, de instellingen die de gebruiker in Vordero kiest, en de handelingen die hij er uitvoert, gelden als die instructie. Bij automatisch afschrijven betekent dat: alleen afschrijven wat de debiteur heeft aanvaard, nooit meer dan het bedrag per keer dat hij zag, en stoppen zodra hij of zijn bank de toestemming beëindigt. Vindt Vordero dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Vordero dat meteen.

5. Geheimhouding (lid 3 onder b). Wie namens Vordero toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.

6. Beveiliging (lid 3 onder c). Vordero neemt de maatregelen uit artikel 9 van de privacyverklaring: versleuteling tijdens transport en in opslag, scheiding per tenant op databaseniveau, en logging van inlogpogingen.

7. Sub-verwerkers (lid 2, lid 3 onder d, lid 4). De gebruiker geeft algemene toestemming voor de sub-verwerkers in artikel 5 van de privacyverklaring, voor zover ze debiteurengegevens verwerken. Vordero meldt een nieuwe of vervangende sub-verwerker vooraf per e-mail, en de gebruiker kan daartegen bezwaar maken door op te zeggen. Vordero legt elke sub-verwerker dezelfde verplichtingen op. De betaaldienst is geen sub-verwerker van Vordero: de gebruiker heeft er een eigen overeenkomst mee. Dat geldt ook voor een boekhoudpakket dat de gebruiker koppelt, zoals Moneybird.

8. Rechten van betrokkenen (lid 3 onder e). Vordero helpt de gebruiker bij verzoeken van betrokkenen. Een debiteur kan zijn toestemming voor automatisch afschrijven altijd zelf beëindigen via de link in elke mail die Vordero daarover stuurt; Vordero voert dat meteen uit en meldt het de gebruiker.

9. Datalekken en bijstand (lid 3 onder f). Vordero meldt een inbreuk op de beveiliging die de gegevens van de gebruiker raakt zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 48 uur nadat Vordero hem heeft ontdekt, met wat er bekend is, zodat de gebruiker zijn eigen melding binnen 72 uur kan doen. Vordero helpt bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling voor zover dat redelijk is.

10. Einde (lid 3 onder g). Na afloop van de overeenkomst kan de gebruiker zijn gegevens exporteren. Vraagt hij verwijdering aan, dan wist Vordero ze dertig dagen na dat verzoek uit de database, behalve wat de wet langer laat bewaren. De versleutelde back-ups waarin ze dan nog staan, verlopen na 90 dagen, en Vordero zet er geen gewist account uit terug. Machtigingsgegevens horen bij de gebruiker als schuldeiser: ze zitten in de export, en de machtiging zelf staat bij de betaaldienst.

11. Informatie en audits (lid 3 onder h). Vordero geeft de gebruiker de informatie die nodig is om te laten zien dat aan artikel 28 wordt voldaan. Een audit op locatie gebeurt op kosten van de gebruiker, na een redelijke aankondiging.

12. Doorgifte buiten de EER. Waar een sub-verwerker buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op grond van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 lid 2 onder c AVG), zoals artikel 5 van de privacyverklaring per sub-verwerker noemt.

13. Aansprakelijkheid. Artikel 9 van de algemene voorwaarden geldt ook voor deze bijlage.