Wat is de veertiendagenbrief en wanneer moet ik hem sturen?
De veertiendagenbrief is de kosteloze aanmaning die je een particuliere klant moet sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Die geeft veertien dagen vanaf de dag na ontvangst en noemt het exacte bedrag aan kosten dat volgt als er niet betaald wordt. Stuur je hem niet, te vroeg of verkeerd geformuleerd, dan zijn die kosten niet verschuldigd.
Geschreven door Vincent Smets, oprichter van Vordero. Elk bedrag op deze pagina komt uit dezelfde berekening als in de app.
De wettelijke grondslag
Artikel 6:96 lid 6 BW geeft een particuliere klant één laatste kans zonder kosten. Pas als die kans verstrijkt, mag je de incassokosten in rekening brengen. Het is dus geen beleefdheidsvorm maar een voorwaarde: zonder deze brief is er geen aanspraak.
Bij een zakelijke klant geldt de eis niet. Daar zijn de kosten verschuldigd zodra het verzuim intreedt.
Wat erin moet staan
Drie dingen, en aan alle drie moet zijn voldaan.
Een termijn van veertien dagen. Gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief, niet vanaf de datum die erop staat.
Het bedrag aan incassokosten. Niet “er komen kosten bij” maar het bedrag zelf, uitgerekend met de wettelijke staffel. Ben je niet btw-plichtig, dan moet je er ook bij zetten dat de btw wordt doorbelast.
Dat de kosten volgen als er niet betaald wordt. De brief moet het gevolg benoemen, niet alleen het bedrag.
Formulering van de termijn
De wet rekent vanaf ontvangst. Deze zin, de meest gemaakte fout in de brief, voldoet daarom niet:
“Wij verzoeken u het bedrag binnen veertien dagen na dagtekening van deze brief te voldoen.”
Tussen dagtekening en ontvangst zitten postdagen. Een rechter leest die formulering als een te korte termijn en wijst de incassokosten af, ook als de klant de brief de volgende dag in handen had.
Wat wel werkt is een formulering die de ontvangst als startpunt neemt:
“U heeft veertien dagen de tijd om te betalen, gerekend vanaf de dag nadat u deze brief heeft ontvangen.”
Het verschil is één bijzin, en die bepaalt of de vergoeding verschuldigd is.
De hele brief, met die bijzin en met het bedrag aan kosten voor jouw factuur uitgerekend, staat als voorbeeld van de veertiendagenbrief.
Rekenvoorbeeld
Een particuliere klant heeft €800 openstaan. De afgesproken betaaltermijn is verstreken, dus het verzuim loopt en de wettelijke rente van 4,0% loopt.
Je stuurt de veertiendagenbrief. De staffel komt op 15% van €800, dus €120, en dat bedrag noem je in de brief. Betaalt je klant binnen de termijn, dan blijft het bij €800 plus de gelopen rente. Betaalt die niet, dan mag je €120 aan incassokosten vorderen.
Was het bedrag €200 geweest, dan was de staffel op €30 uitgekomen en gold het wettelijk minimum van €40.
Wanneer de termijn precies afloopt reken je uit met de verzuimdatum-calculator; die kent ook het Belgische verschil van drie werkdagen.
De grens: wanneer dit niet geldt
Alleen bij consumenten. Bij een zakelijke klant is deze brief niet vereist, en hem toch sturen kost je veertien dagen.
Eén keer per vordering. Je hoeft de brief niet per herinnering te herhalen. Is de termijn verstreken, dan zijn de kosten verschuldigd en blijven ze dat.
Hij vervangt de ingebrekestelling niet altijd. Is er geen betaaltermijn afgesproken, dan is er nog geen verzuim, en dan heb je eerst een ingebrekestelling nodig voordat de rente gaat lopen. De veertiendagenbrief gaat over de kosten, niet over de rente; dat zijn twee aparte vragen die vaak door elkaar worden gehaald.
Bundelen gaat vóór. Heeft dezelfde klant meerdere facturen openstaan, dan schrijft artikel 6:96 lid 7 BW voor dat je ze optelt voordat je de staffel toepast. Het bedrag in je brief hoort dus over het totaal te gaan en niet over één factuur.
Veelgestelde vragen
Moet ik de veertiendagenbrief ook naar een zakelijke klant sturen?
Nee. De eis in artikel 6:96 lid 6 BW geldt alleen voor consumenten. Bij een zakelijke klant zijn de incassokosten verschuldigd zodra het verzuim intreedt, zonder dat je eerst een kosteloze aanmaning hoeft te sturen.
Mag ik schrijven 'binnen veertien dagen na dagtekening'?
Dat is de meest gemaakte fout en hij kost je de hele vergoeding. De wet rekent vanaf de dag na ontvangst, niet vanaf de datum op de brief. Rechters hebben herhaaldelijk geoordeeld dat een brief met die formulering de klant te weinig tijd geeft, waarna de incassokosten worden afgewezen.
Moet het bedrag aan incassokosten in de brief staan?
Ja. De brief moet noemen welk bedrag er volgt als er niet betaald wordt. Een aankondiging dat er 'kosten' bijkomen zonder het bedrag te noemen voldoet niet. Reken het uit met de staffel en zet het er als getal in.
Wat als mijn klant binnen de veertien dagen deels betaalt?
Dan mag je over het resterende bedrag alsnog incassokosten rekenen, maar de staffel gaat over wat er ná die betaling nog openstaat. Betaalt je klant binnen de termijn volledig, dan blijft het bij de hoofdsom en vervalt je aanspraak op de kosten.
Kan ik de brief per e-mail sturen?
Dat mag, en in de praktijk gebeurt het vrijwel altijd. Wel moet je bij betwisting kunnen aantonen dat de brief is aangekomen, want de termijn loopt vanaf ontvangst. Bewaar dus de verzending en, als je die hebt, het bewijs van bezorging.
Waar dit op gebaseerd is
artikel 6:96 lid 6 BW · artikel 6:96 lid 5 BW
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 96 (wetten.nl) , geraadpleegd op 23 augustus 2026
- Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (wetten.nl) , geraadpleegd op 23 augustus 2026
Deze pagina is uitleg en geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen zaak, leg hem dan voor aan een jurist.
Zet je opvolging vandaag aan.
Vordero verstuurt de herinneringen op jouw naam, op het ritme dat je zelf instelt, en stopt zodra er betaald is. Je begint gratis met 5 facturen per maand, zonder creditcard, en je zegt maandelijks op.
Een betaling in Vordero: Debruyne Interieur BV betaalde € 2.420,00 na de tweede herinnering, via de betaalpagina. Vordero boekte hem zelf af.
