Incassokosten per onbetaalde factuur, of maar één keer?

Bij vier openstaande facturen van €100 aan dezelfde particuliere klant is vier keer het wettelijk minimum van €40 samen €160. De staffel over €400 in één keer levert 15% op, dus €60.

Bij een consument schrijft de wet de gebundelde berekening voor.

Kan een schuldenaar voor meer dan één vordering worden aangemaand, dan gebeurt dat in één aanmaning en worden de hoofdsommen bij elkaar opgeteld voordat de staffel wordt toegepast.

De reden is het minimum. De vergoeding kent een bodem van €40, en zonder bundelplicht zou een schuldeiser die bodem kunnen vermenigvuldigen door de facturen op te knippen. Bij tien facturen van €50 zou dat €400 aan kosten opleveren over €500 aan hoofdsom.

Lid 7 hangt aan “aangemaand als bedoeld in lid 6”, en die kosteloze aanmaning bestaat alleen voor een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Bij een onderneming is er dus geen bundelplicht en reken je per factuur.

Tussen ondernemingen geldt een ander stelsel: daar is de vergoeding bedoeld als vaste tegemoetkoming per achterstallige transactie, en de wetgever gaat ervan uit dat een onderneming zich kan verweren.

Lid 7 bundelt wat op één moment aanmaanbaar is. Voor een factuur die twee weken later vervalt, zegt lid 7 niets.

Voor termijnbetalingen uit eenzelfde rechtsverhouding, zoals een abonnement of een huur, regelt lid 8 het wel, en ook die regel geldt alleen bij een consument. Geldt voor een termijn die geheel of gedeeltelijk onbetaald is de laagste vergoeding, bij een hoofdsom tot ongeveer €266 dus €40, dan tellen de aanmaningen voor zulke termijnen uit de zes maanden daarvoor mee.

Artikel 2a van het Besluit, in werking sinds 1 oktober 2024, zet de bedragen vast: €40 voor de eerste zo’n termijn in die zes maanden en €20 voor elke volgende. Gaat één aanmaning over meerdere termijnen en geldt voor ten minste één daarvan de laagste vergoeding, dan is de vergoeding het hoogste bedrag dat voor een van die termijnen mag. Bij zulke termijnen wijkt lid 8 dus af van het optellen uit lid 7.

Voor losse facturen past Vordero hetzelfde venster van zes maanden toe: een nieuwe factuur aan dezelfde consument telt mee met wat in de voorafgaande zes maanden al is aangemaand.

Vordero weet niet welke facturen termijnen uit één rechtsverhouding zijn. Daarom rekent het bij een consument elke aanmaning op beide manieren, met de opgetelde hoofdsommen van lid 7 en met de bedragen van artikel 2a, en vraagt het laagste. Een aanmaning over een abonnement komt zo niet boven wat lid 8 toestaat. Bij kleine losse facturen die samen worden aangemaand vraagt Vordero daardoor soms minder dan het mag: twee van €200 in één brief geven €40 en niet €60.

Dit is een uitleg en geen wettekst. De zes maanden komen uit lid 8, maar dat lid gaat alleen over termijnbetalingen. Voor losse facturen vonden wij geen bepaling en geen rechtspraak die een venster vastlegt. Wij kiezen het omdat de bedoeling van lid 7 anders in de tijd te omzeilen valt. Het staat als risicokeuze in ons eigen invariantenregister, zichtbaar en niet als zekerheid.

Dit artikel gaat over de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten in Nederland. Het zegt niets over kosten die je in een gerechtelijke procedure maakt, en niets over België, waar boek XIX een eigen stelsel kent met een schadebeding per schuld. Voor een concrete vordering met veel kleine facturen loont het om de opbouw één keer te laten nakijken.