Wat is debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer is het stuk tussen boekhouding en incasso, van de verstuurde factuur tot het ontvangen geld. Je houdt bij wat openstaat en herinnert op tijd. Je stuurt de wettelijke aanmaning wanneer dat mag, rekent rente en incassokosten uit en koppelt betalingen aan de juiste factuur.
Geschreven door Vincent Smets, oprichter van Vordero. Elk bedrag op deze pagina komt uit dezelfde berekening als in de app.
Waar het begint en waar het ophoudt
Debiteurenbeheer is het stuk tussen “de factuur is de deur uit” en “het geld staat op de rekening”. Er zitten vijf dingen in die elk apart mis kunnen gaan.
Je moet weten wat er openstaat en hoe lang al. Je moet op tijd herinneren, en op het juiste moment, want te vroeg is opdringerig en te laat kost je geld.
Je moet de wettelijke aanmaning kunnen sturen wanneer dat mag en op de manier die de wet voorschrijft. Je moet rente en incassokosten kunnen uitrekenen volgens het recht dat op die klant van toepassing is. En je moet binnengekomen betalingen koppelen aan de juiste factuur, en aan de juiste post binnen die factuur.
Boven en onder dat stuk liggen twee andere vakgebieden. Boven zit de boekhouding: de factuur maken, de btw, de jaarrekening. Onder zit incasso: de vordering uit handen geven aan een bureau of deurwaarder. Debiteurenbeheer is wat je ertussen zelf doet, zolang de klant nog je klant is.
De opvolging in een boekhoudpakket
Bijna elk boekhoudpakket kan een factuur maken en bijhouden of hij betaald is. Weinig pakketten doen de opvolging, en dat is precies waar het geld blijft hangen.
De reden is praktisch: herinneren vraagt om aandacht op een moment dat je die niet hebt, en het is werk waar niemand naar uitkijkt. Een factuur die dertig dagen openstaat vraagt om een mail; die schrijf je nog wel. Bij de vijfde achterstallige factuur van die maand schuift het door naar volgende week.
Daar komt bij dat de stappen die ertoe doen juridisch nauw luisteren. Een veertiendagenbrief met de verkeerde zin erin kost je de hele incassovergoeding, en dat merk je pas als je het geld wilt hebben.
Wat je wel en niet kunt automatiseren
Wel: de uitvoering. De juiste brief op de juiste dag, met het juiste bedrag erin, op jouw naam. Rente die per periode wordt berekend met het tarief dat toen gold. Een betaling die volgens artikel 6:44 BW wordt toegerekend, eerst aan de kosten en dan pas aan de hoofdsom. Een aanmaning die pas uitgaat als het wettelijk mag.
Niet: de beoordeling. Of je een vaste klant die één keer te laat is meteen incassokosten aanrekent, of dat je die klant belt en een regeling voorstelt, is een handelsbeslissing. Die hoort bij jou te blijven. Wat automatisering oplevert is dat de beslissing die je neemt ook correct wordt uitgevoerd, en dat je hem neemt op het moment dat het nog uitmaakt.
Verschillen tussen Nederland en België
| Nederland | België | |
|---|---|---|
| Kosten bij een onderneming | staffel, minimaal €40 | forfait van €40 per factuur |
| Kosten bij een consument | dezelfde staffel, na de veertiendagenbrief | schadebeding boek XIX, alleen met clausule |
| Rente bij een onderneming | 10,4% | 10,5% |
| Eerste aanmaning | veertien dagen vanaf ontvangst | veertien dagen vanaf de derde werkdag na verzending per post, of de dag na verzending bij e-mail met instemming |
De opzet is in beide landen hetzelfde, de regels niet.
Welk regime geldt hangt af van wie je klant is.
Bij een zakelijke klant volgt het toepasselijke recht in de regel uit je eigen voorwaarden en vestiging. Verkoop je vanuit Nederland met Nederlandse voorwaarden, dan reken je met de Nederlandse staffel, ook als je klant in België zit.
Bij een particulier ligt dat anders. De regels die een particulier beschermen zijn dwingend. De kosteloze eerste brief, de termijn en het plafond op wat je mag vorderen gelden in het land waar die woont, ongeacht welk recht je in je voorwaarden kiest. Een Belgische consument houdt dus boek XIX en een Nederlandse consument artikel 6:96 lid 6 BW.
De grens: waar dit artikel ophoudt
Dit is een overzicht en geen handleiding per situatie. Elk van de stappen hierboven heeft eigen regels, en die staan in de artikelen waar dit stuk naar verwijst. Voor een concreet geschil, een betwisting of een vordering die richting de rechter gaat, is dit niet genoeg: leg dat voor aan een jurist.
Veelgestelde vragen
Is debiteurenbeheer hetzelfde als incasso?
Nee. Debiteurenbeheer is wat je zelf doet zolang de klant nog je klant is: herinneren, aanmanen, een regeling treffen. Incasso is wat er daarna komt, als je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau of deurwaarder. Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat je die stap zelden nodig hebt.
Doet mijn boekhoudpakket dit niet al?
Boekhoudpakketten maken en versturen facturen en houden bij wat betaald is. Wat ze zelden doen is de opvolging: op de juiste dag herinneren, de wettelijke aanmaning met de juiste termijn opstellen, rente en incassokosten per land uitrekenen, en een betaling toerekenen volgens artikel 6:44 BW. Dat is precies het stuk waar het geld blijft hangen.
Vanaf hoeveel facturen loont het om dit te automatiseren?
Niet het aantal facturen bepaalt dat, maar het aantal dat te laat wordt betaald. Bij tien facturen per maand waarvan er twee blijven liggen, kost het opvolgen al meer aandacht dan het waard is, en juist die aandacht schiet erbij in als het druk is.
Wat kan ik niet automatiseren?
De beoordeling. Of je een vaste klant die één keer te laat is meteen incassokosten aanrekent, of dat je een regeling aanbiedt, is een handelsbeslissing. Wat je wel automatiseert is de uitvoering: de juiste brief op de juiste dag met het juiste bedrag, zodat de beslissing die je neemt ook klopt.
Geldt hetzelfde in Nederland en België?
De opzet wel, de regels niet. Nederland kent een staffel voor incassokosten en de veertiendagenbrief; België kent een forfait bij ondernemingen, een schadebeding bij consumenten, en een kosteloze eerste herinnering met een termijn die pas op de derde werkdag begint. Welk regime geldt hangt bij een zakelijke klant af van het toepasselijke recht, en dat volgt meestal uit jouw voorwaarden. Bij een particulier ligt het vast: die houdt de dwingende bescherming van het land waar die woont, ook als er in jouw voorwaarden een ander recht staat.
Waar dit op gebaseerd is
artikel 6:96 BW · artikel 6:119a BW · Boek XIX Wetboek van economisch recht
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 96 (wetten.nl) , geraadpleegd op 23 augustus 2026
- Boek XIX WER, schulden van de consument (Justel) , geraadpleegd op 23 augustus 2026
Deze pagina is uitleg en geen juridisch advies. Twijfel je over je eigen zaak, leg hem dan voor aan een jurist.
Zet je opvolging vandaag aan.
Vordero verstuurt de herinneringen op jouw naam, op het ritme dat je zelf instelt, en stopt zodra er betaald is. Je begint gratis met 5 facturen per maand, zonder creditcard, en je zegt maandelijks op.
Een betaling in Vordero: Debruyne Interieur BV betaalde € 2.420,00 na de tweede herinnering, via de betaalpagina. Vordero boekte hem zelf af.
