Mag ik automatisch incasseren bij mijn klant?

Bij een automatische incasso loopt de opdracht de andere kant op dan bij een overschrijving: jij geeft je bank opdracht om geld bij je klant weg te halen. Dat mag alleen als je klant daar vooraf zelf toestemming voor heeft gegeven; jij kunt die toestemming niet namens je klant geven.

Een afschrijving op een machtiging die je klant niet zelf heeft afgegeven, is een niet-toegestane betalingstransactie. Dat geldt ook als je de IBAN van een eerdere betaling kent of je klant door de telefoon heeft gezegd dat het goed is. De bank betaalt je klant terug, jij draagt de kosten, en je hebt geen verweer.

Je klant kan een machtiging op elk moment intrekken, bij jou of bij de eigen bank. Een product dat automatisch incasseert hoort je klant daarvoor een knop te geven; ligt de macht over een doorlopende afschrijving alleen bij de schuldeiser, dan klopt er iets niet.

Na een SEPA-incasso kan je klant binnen acht weken de eigen bank vragen het bedrag terug te boeken. Je klant hoeft daar geen reden bij te geven, en de bank toetst niet of je factuur terecht was. Het geld gaat terug.

Het bedrag is dan niet kwijtgescholden: de vordering staat weer open en je kunt hem langs de normale weg innen. Maar je bent wel de kosten van de terugboeking kwijt, en je weet dat er iets aan de hand is.

Ook na die acht weken kan een afschrijving nog terug. Was de afschrijving niet geautoriseerd, bijvoorbeeld omdat er nooit een geldige machtiging was, dan loopt de termijn tot dertien maanden.

Een automatische incasso kost niets extra’s en het geld komt sneller binnen. Maar elke afschrijving die je klant niet verwachtte, of niet eens was, is acht weken lang terug te draaien zonder dat je er iets tegen kunt doen.

Daarom zijn dit de gevallen waarin je hem beter uit laat:

• je klant heeft de factuur betwist;
• er loopt al een betalingsregeling, met eigen termijnen;
• het bedrag wijkt af van wat je klant gewend is;
• je hebt de factuur na het versturen nog gewijzigd.

In alle vier de gevallen is een betaallink goedkoper dan een terugboeking.

Een incasso kan misgaan zonder dat je klant iets verkeerd doet: een limiet bij de bank, een pas die net is vervangen, een rekening die net is opgeheven. De foutmelding die je krijgt zegt daar vaak “onvoldoende saldo”, en dat is een gevaarlijke samenvatting om door te geven.

Schrijf aan je klant op wat je wél weet: dat de bank van je klant de afschrijving niet heeft uitgevoerd. Een oorzaak beweren die je niet kunt zien, en die beschamend is als je het mis hebt, kost je meer goodwill dan de factuur waard is.

Vertel je klant wanneer je het opnieuw probeert. Zolang er een tweede poging klaarstaat heeft je klant niets over te maken, en twee betalingen voor één factuur leveren precies de terugboeking op die je wilde vermijden.

Vordero laat je klant de machtiging zelf afgeven via een eigen pagina; er is geen scherm waar jij de IBAN van je klant intikt. Onder elke mail over een afschrijving staat een link waarmee je klant kan stoppen.

Zolang een afschrijving loopt zet Vordero de opvolging stil: er gaat geen herinnering uit en rente en incassokosten staan stil. Mislukt de incasso, dan lopen die alsnog vanaf de oorspronkelijke vervaldatum, zodat het wachten je niets kost. Een betwiste factuur en een factuur met een lopende regeling worden nooit automatisch afgeschreven.